ksi – chapter 2

Bagian 2 – Input Pengenalan
Input:
Data dan instruksi yang dimasukkan ke komputer untuk kebutuhan pengolahan
Kegiatan memasukkan data dan instuksi ke komputer (seringkali disebut sebagai data entry)

Bahan dasar informasi adalah data yang terjadi dari transaksi, kejadian, permintaan dan pertanyaan yang dihadirkan dalam bentuk:
Suara, image, teks, angka, huruf dan karakter khusus atau simbol

Pengenalan

Tantangan terbesar dari kegiatan pengolahan data adalah menyakinkan bahwa data yang dimasukkan benar, karena data tersebut merupakan basis untuk menghasilkan informasi. (GIGO : Garbage In Garbage Out)

Input device adalah perangkat keras yang mentransfer data dan instruksi ke komputer untuk kebutuhan pengolahan

Input dan Pengolahan Transaksi

Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam pemasukkan data adalah:
Data identification, menentukan segala sesuatu yang berhubungan dengan data  yang diperlukan
Layout, tata letak data saat input
Timing, waktu yang tepat untuk memasukkan data ke dalam sistem

Input data dapat dilakukan dalam dua cara:

Batch Input
Transaksi data diakumulasikan (batch) dalam kurun waktu tertentu sebelum dimasukkan ke dalam sistem
Biasanya melibatkan proses pengisian dan pengumpulan form kertas (source document) yang kemudian data tersebut dimasukkan ke komputer melalui alat input (input device)
Contoh: Sistem Penggajian

Direct Input
Transaksi data dimasukkan ke dalam sistem pada saat transaksi tersebut berlangsung
Contoh: Sistem Reservasi Pesawat dan POS

Analisa dan Perancangan Form

Form digunakan sebagai alat untuk menyelesaikan pekerjaan dan memasukkan data ke dalam sistem

Fungsi dasar form yang diperlukan dalam analisis form: (Belden Menkus, “Designing a Useful Form”, Bussiness graphics, September 1972)
Pernyataan/Serah terima    Persetujuan
Pengajuan Aplikasi    Pemberian Izin
Pembatalan    Pernyataan
Pengajuan claim    Perkiraan / Estimasi
Tindak Lanjut    Indentifikasi
Pemberian Instruksi    Informasi
Permintaan    Verifikasi
Laporan    Permintaan
Penelusuran    Penjadwalan

Dalam menganalisa form, harus ditentukan:
Data apa yang akan ditangkap (captured)
Bagaimana klasifikasi data dan cara memasukkannya dalam form
Siapa yang menangkap data
Tujuan menangkap data (data capture)
Siapa yang mendapat salinan dan apa saja yang harus muncul dalam salinan
Kondisi pengisian form dan penanganannya
Waktu pengarsipan form

Petunjuk Pembuatan Form Kertas

Petunjuk pembuatan form kertas (1-15)

1. Kertas
Faktor yang harus diperhatikan:
Lama pemakaian/penyimpanan
Tampilan form
Frekuensi penanganan (6 per hari selama 1 bulan)
Cara penanganan (dibawa o/ user, disimpan,dll)
Lingkungan penggunaan form (kotor, panas, dll)
Cara pengisian form (tulis tangan/mesin tik)
Pencegahan terhapusnya data

2. Ukuran
Gunakan ukuran standar
Berpengaruh pada peralatan dan tempat penyimpanan
Pertimbangan stok bahan pembuatan form

3. Warna
Perbedaan warna (khususnya pada manifold) digunakan untuk
Identifikasi form
Pendistribusian
Mengatur salinan manifold set

4. Judul (title)
Menjelaskan apa dan untuk apa form tersebut dibuat

5. Penomoran (Numbering)
Untuk identifikasi form secara unik

6. Pemberian halaman (Pagination)
Informasi halaman dan jumlah halaman

7. Spacing
Pemberian ruang untuk pengisian form
Perhatikan cara pengisian form

8. Zoning
Pembagian form ke dalam logical block berdasarkan kelompok data yang akan diisi

9. Caption
Informasi yang menjelaskan siapa dan apa yang harus diisi

10. Instruction
Instruksi tambahan untuk melengkapi caption

11. Manifolding
Multi copy yang dibuat dengan sekali penulisan

12. Windows
Digunakan jika form akan dikirim lewat pos

13. Turnaround
Sifat form yang menjadi output suatu proses saat dibuat dan menjadi input bagi proses lain saat dikembalikan

14. Sequencing
Urutan/layout elemen data harus dalam urutan logik yang mudah diikuti

15. Routing
Jalur distribusi form : sequential dan concurrent

Form Elektronik

Petunjuk rancangan form elektronik
Form Elektronik vs Form Kertas

Pemetaan Form dan pencetakan
Berinteraksi dengan software
Dapat dicetak dalam bentuk manifold set atau single tergantung permintaan.

Smart electronic form
Definisikan field (Tipe data, lebar field, dll)
Periksa Batasan (Max. sks sesuai IPS)
Perhitungan
Instruksi Online (Tekan F1 untuk Help)
Membaca data secara otomatis atau melakukan transmisi data (masukkan NIM, muncul Nama, Alamat, dll)

Keuntungan  penggunaan Form elektronik
Biaya relatif murah
Form selalu up to date
Efesiensi
Menghindari kesalahan penggunaan form
Mudah dalam mengelola form
Kecepatan proses
Mempercepat penanganan data
Mengurangi terbuangnya waktu dalam pengisian dan pendistribusian

Kontrol Data

Kontrol untuk membuat data tetap akurat dari proses entri data didapat dari

Procedure
User interfaces
Input forms
Data collection methods
Data entry modes
Programming controls
Environmental controls

Procedure

Ditentukan oleh Pimpinan/manajemen

Didapatkan melalui training manual

Prosedur menentukan hal-hal sbb:
Data apa yang dibutuhkan
Dimana data tersebut bisa didapatkan
Siapa yang harus mendapatkan data (obtain)
Siapa yang harus menginput dan kapan
Tipe input device yang harus digunakan
Metoda pengolahan
Apa yang harus dilakukan bila terdeteksi error pada data

Prosedur yang dikembangkan dengan baik dan digunakan secara konsisten membantu mencegah timbulnya masalah pada proses data entry

User Interface

Software yang digunakan memiliki beberapa kontrol terhadap proses data-entry

User interface sebuah software adalah bagian dari sebuah program yang digunakan user untuk berinteraksi

Berguna untuk:
Memperbolehkan entri data dan perintah (command) yang dibutuhkan program
Mengarahkan dimana data dapat dimasukkan
Menginformasikan tipe kesalahan yang terjadi saat data dimasukkan

Untuk memudahkan dan mengefisienkan proses input:
Feature dari user interface harus konsisten dari sebuah aplikasi ke aplikasi lainnya
Layout dari field pada layar(area khusus untuk memasukkan data) dan pergerakan kursor antar field tersebut harus terurut secara logical

Cursor: sebuah indikator pada layar yang menunjukkan dimana penekanan tombol (keystroke) berikutnya akan muncul bila diketikkan

Input Form

Digunakan untuk:
Memberikan arti yang spesifik pada input
Memudahkan proses input
Mengurangi error

Input form adalah: dokumen terstruktur dimana terdapat ruang yang disediakan  untuk informasi tertentu

Source document: dokumen asli dimana data direkam

Source document digunakan untuk verifikasi bila keakuratan data yang dimasukkan ke komputer dipertanyakan

Pada input form yang sudah baik masih ada kemungkinan terjadi human error pada saat memasukkan data ke komputer

Transcription error : kesalahan yang terjadi saat memasukkan karakter yang salah e.g. 8751 8750

Umumnya dideteksi dan dibetulkan secara manual oleh orang yang mamasukkan data dengan cara mencocokkan data yang dimasukkan dengan source document

Transpotition error: tipe kesalahan Transcription error yang terjadi saat dua buah karakter tertukar  e.g. 8751 -> 8571

Data Collection Method

Cara dasar memasukkan data adalah melalui:
Transcriptive data entry
Pengumpulan data dari sumber atau tempat asli dengan memasukkannya ke input form (ditulis tangan atau diketik). Data dari input form tersebut harus dikodekan untuk kemudian dimasukkan ke komputer atau ditulis ke bentuk lain yang dapat menjadi input untuk pengolahan dikemudian hari

Source data entry
Data (disebut source data) dikumpulkan dan disiapkan pada sumbernya dalam bentuk machine-readable yang dapat digunakan komputer tanpa melalui langkah intermediate data-transcription yang terpisah. Scanner -> bar codes
Mengurangi jumlah kesalahan yang terjadi selama input karena mengurangi proses transcription

Data Entry Modes

Dua mode dasar data entry, masing-masing berhubungan dengan mode pengolahan data.
Batch input dengan batch processing
On-line input dan interactive processing

Sebuah device disebut:
On-line bila alat tersebut siap dipergunakan dan dapat berkomunikasi dengan atau dikendalikan oleh sebuah komputer
Off-line bila alat tersebut  tidak dapat berkomunikasi dengan atau dikendalikan oleh sebuah komputer

Batch input
Pengumpulan data untuk suatu periode tertentu dimana sejumlah source document dikelompokkan, kemudian pada satu saat dimasukkan ke dalam komputer dan disimpan untuk pengolahan yang akan datang

Batch processing
Pengolahan data yang telah dikumpulkan dan dikelompokkan (batch) sebelumnya tanpa campurtangan / intervensi user

On-line input
Penangkapan (capture) dan pengentrian data ke komputer secara langsung untuk segera diolah

Interactive processing
Pengolahan data yang melibatkan user dalam suatu  “command and response mode” dengan komputer secara kontinue
Interactive processing dalam kegiatan bisnis sering disebut On-line real-time processing atau transaction processing

Transaction: kegiatan terpisah seperti entri atau update data pada suatu file dalam sebuah sistem komputer
On-line real-time processing
Pengolahan data segera setelah data dimasukkan.

Suatu program dapat dirancang untuk melakukan Validity checking untuk menentukan apakah data konsisten dan lengkap

Validity checking terdiri dari:
Consistency check
Memverifikasi apakah data yang dimasukkan memenuhi kriteria format, batasan dan parameter lainnya
Completeness check
Menentukan apakah semua data  lengkap. E.g. NIM harus 10 digit dan tidak boleh memasukkan NIM yang sama.

Environmental Controls

Salah satu penyebab terjadinya error adalah fatigue (kelelahan) sehingga dibutuhkan lingkungan kerja yang nyaman, efisien dan aman melalui ergonomic

Ergonomics
Ilmu yang mempelajari manusia dalam lingkungan kerjanya, termasuk karakteristik fisik manusia dan cara mereka bekerja/berhubungan  dengan furnitur dan mesin

Hasil studi dari ergonomic digunakan pada Human engineering yaitu rancangan dari furniture dan mesin untuk memenuhi kebutuhan manusia

Related posts:

1. ksi – chapter 1 BAGIAN I – Sistem Informasi Definisi Informasi Data yang telah...
2. data dan analisis data A. PENGERTIAN DATA DAN JENISNYA Data : Merupakan keterangan-keterangan tentang...
3. penyimpanan data untuk database berorientasi object Sistem penyimpanan untuk database berorientasi object berbeda dengan sistem penyimpanan...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.